التعامل مع ملفات الإكسل Excel Sheets

يتم نشر قواعد البيانات الخاصة بنا على هيئة ملفات “إكسل” رغم عدم كونها مفتوحة المصدر نظراً لبساطتها ومرونتها وكم الإمكانيات الضخم لإدارة البيانات داخلها، وهنا نستعرض طرق مبسطة وسهلة لتصفح ملفات “الإكسل” والتعامل معها:

  1. يُفضل فتح الملف عبر جهاز كمبيوتر شخصي “Desktop” حيث يكون عرض الخانات بشكل كامل ومتوازن.
  2. يمكن تحميل ملف “الإكسل” كله مرة واحدة لعرضه من سطح المكتب بالضغط على زر “تحميل” Download أسفل كل ملف أو من المرفقات، كما يمكن عرضه كاملا من خلال الموقع بالضغط على زر “عرض حجم كامل” view full-size workbook أسفل يمين الملف.
  3. بعد تحميل الملف وفتحه من سطح المكتب، يمكن قصر عرض الصفوف والأعمدة على نمط أو نوع معين من المحتوى المعلوماتي عن طريق خاصة FILTER الموجودة لكل عمود على حدة (متغير معين) كما يلي؛ مثلاً لإظهار الحالات المرتبطة بمحافظة معينة فقط يتم ذلك عن طريق الضغط على المربع الأبيض الصغير فوق عنوان العمود المطلوب (عمود محافظة الواقعة) ثم إزالة عرض الكل من مربع select all ثم اختيار عرض المحافظة المطلوبة فقط (مثلا محافظة الفيوم)، وللعودة للترتيب الأصلي يتم الضغط مرة أخرى على نفس المربع الأبيض الصغير ثم تحديد العرض select all.
  4. بعد تحميل الملف وفتحه من سطح المكتب، يمكن ترتيب الصفوف بشكل مختلف حسب الحاجة عن طريق خاصية SORT الموجودة لكل عمود على حدة (متغير معين)؛ مثلاً وفق محافظة الواقعة بغض النظر عن الترتيب الأصلي وذلك عن طريق الضغط على المربع الأبيض الصغير فوق عنوان العمود المطلوب ترتيبه (عمود محافظة الواقعة) ثم اختيار sort from A to Z أو Z to A وبذلك يتم ترتيب عمود المحافظات أبجدياً ومعه كل الصفوف، وللعودة للترتيب الأصلي يتم الضغط على المربع الأبيض الصغير فوق العمود الأول الخاص بالترقيم (عمود م “مسلسل”) ثم اختيار ترتيب من sort from A to Z.
  5. للبحث عن كلمة أو كلمات داخل الملف، يمكن الضغط على زر Ctrl+F وكتابة كلمة البحث ثم Next للانتقال في بقية نتائج البحث بالملف.