تم اعتماد العمل بهذه اللائحة في أبريل 2021
مادة (1): صفة مجلس الأمناء:
- يكتسب مجلس الأمناء صفة استشارية وليس حوكمية، بدون أية مسؤولية قانونية على أعضائه.
- الإطار المؤسسي: معهد دفتر أحوال لأبحاث البيانات ومقره الرئيسي بالقاهرة – شركة ذات مسؤولية محدودة- ومكتبه الإقليمي في برلين – جمعية ألمانية مُسجلة- وأي مكاتب فرعية أخرى مُتصلة.
مادة (2): أهداف تشكيل مجلس الأمناء:
- تطوير الحوكمة الداخلية وآليات الرقابة والشفافية المالية والإدارية.
- توفير بيئة عمل أكثر أماناً وعدلاً بوجود مستويات أعلى للمُحاسبة.
- تعزيز الانتشار والوصول إلى أصحاب المصلحة (جهات أكاديمية، حقوقية، صحافة، ..) بشكل مباشر أو غير مباشر.
- تيسير عمليات التواصل وخطط الاستدامة المالية مع الجهات المانحة بشكل مباشر أو غير مباشر.
- حل الأزمات الإدارية الحيوية الطارئة.
مادة (3): صلاحيات مجلس الأمناء:
- مراقبة عمل المعهد مالياً وإدارياً بشكل نصف سنوي (تقرير مالي، تقرير تقييم إداري، تقرير بيئة العمل)، ومن ثَّم إصدار توصيات.
- المشاركة في القرارات المُؤسسية المُرتبطة بتقييم ومواجهة المخاطر.
- في حالات خلو منصب المدير/ة التنفيذي/ة بدون وجود بديل أو حل إداري يقوم مجلس الأمناء بتعيين المدير التنفيذي وتحديد صلاحياته ومدة عمله.
- في حالة الأزمات الحيوية الطارئة، إصدار قرارات بصلاحيات إدارية كاملة.
الأزمات الحيوية الطارئة: يمكن تحديدها بحالات النزاعات الإدارية المُتجذرة داخلياً، أو حدوث إشكال أو نزاع مع طرف/أطراف خارجية دون حل حاسم من مجلس الإدارة.
مادة (4): آليات ومعايير التشكيل:
- يؤدون مسؤولياتهم على أساس تطوعي.
- يقتصر دور المدير التنفيذي ومجلس الإدارة على تعيين مجلس الأمناء التأسيسي فقط، ويكون ضم أعضاء جدد بترشيح من مجلس الأمناء وبعد موافقة مجلس الإدارة.
- تشكيل أعضاء مجلس الأمناء من عدد فردي لا يقل عن 3 أعضاء ولا يزيد عن 9، بحيث لا تقل نسبة الإناث عن 50% مع تمثيل كوارد شبابية تحت 40 سنة بنسبة لا تقل عن 25%، ولا يقل تمثيل الأعضاء ذوي/ات الخلفية الأكاديمية عن 40% نظراً لطبيعة عمل المعهد.
- لا يجوز الجمع بين وظيفة إدارية ثابتة وعضوية مجلس الأمناء للمعهد، ويمكن التعاقد مع أي من أعضاء مجلس الأمناء لأداء مهام لمدة لا تتجاوز شهراً بقرار مُسبب من الإدارة التنفيذية.
- يتم تجديد نصفي كل عامين. ويجب أن لا تزيد مدة عمل أي من الأعضاء/ العضوات بمجلس الأمناء عن 6 سنوات.
- يمكن الاعتذار عن عضوية مجلس الأمناء بدون تسبيب، ويتم اعتماد ذلك في الاجتماع العادي التالي.
- لمجلس الأمناء تشكيل لجان دائمة ومُؤقتة من أعضائه وعضواته أو من ينوب عنهم تختص بنشاطات أو مجالات أو مهام معينة.
- لمجلس الأمناء إقرار سحب الثقة من عضو/ة أو عدة أعضاء بأغلبية الأصوات.
مادة (5): انعقاد مجلس الأمناء وآلية اتخاذ القرارات:
– تبدأ دورة الانعقاد في يناير وتستمر لمدة عامين ميلاديين حتى التجديد النصفي.
– لحضور الاجتماعات يجوز التوكيل بين ذات الأعضاء أو استخدام أداة رقمية للتواصل الافتراضي، ويكتمل نصابه بحضور ثلث الأعضاء على الأقل أو يتم تأجيله.
– تكون التوصيات والقرارات بأغلبية أصوات مجلس الأمناء، حيث لكل عضو صوت واحد.
- اجتماعات عادية:
- يعقد مجلس الأمناء اجتماعاَ عادياَ مرتين سنويا.
- يضم جدول الأعمال للاجتماع العادي (تقارير الماليات والتقييم الإداري وبيئة العمل النصف سنوية، القرارات المُؤسسية المُرتبطة بتحديد المخاطر) بالإضافة إلى نقاط إضافة يقترحها المدير/ة التنفيذي/ة. وللمجلس إقرار نقاط أخرى في بداية اجتماعه بموافقة ثلث الأعضاء.
- اجتماعات غير عادية:
- يمكن الدعوة لاجتماع غير عادي من مجلس الإدارة أو بناء على طلب يتقدم به ثُلث أعضاء مجلس الأمناء.
- يضم جدول الأعمال للاجتماع غير العادي الموضوع الذي تمت الدعوة عليه.
– يحق لمجلس الأمناء عقد لقاءات للتشاور دون دعوة من مجلس الإدارة، وفي حالة اتخاذ قرار أو إجراء معين يقوم بإبلاغه.
مادة (6): آلية التواصل مع إدارة المعهد:
- يحضر اجتماعات مجلس الأمناء المدير/ة التنفيذي/ة والمدير/ة الإداري/ة أو من ينوب عنهم، مُمثلين عن مجلس الإدارة.
- يقوم المدير/ة الإداري/ة بإعداد محضر اجتماع مجلس الأمناء، لعرضه في اجتماع مجلس الإدارة التالي.
- في حالات الأزمات الحيوية الطارئة، يجوز لمجلس الأمناء الدعوة لاجتماع مع أعضاء مجلس الإدارة أو فريق المعهد.
مادة (7): حل مجلس إدارة المعهد:
- يتم ذلك في حالتين:
- باقتراح من المدير التنفيذي وموافقة مجلس الأمناء بالأغلبية، يمكن حل مجلس الإدارة أو إعادة الهيكلة.
- كقرار مباشر من مجلس الأمناء في حالة الأزمات الحيوية الطارئة.
مادة (8): حل مجلس الأمناء أو تعديل النظام الأساسي للمجلس:
– لمجلس الأمناء فقط صلاحية تعديل لائحة النظام الأساسي للمجلس وصلاحية حل المجلس، بعد موافقة مجلس الإدارة.
المرفقات
