دفتر أحوال ليست مصدر أوَّلي للمعلومات، ولكنها مركز بحثي وأرشيفي وإحصائي لبناء وحفظ ونشر قواعد بيانات ووثائق مفتوحة من مختلف المصادر – التي يُشار إليها تفصيليا- مع مراعاة قيم الشفافية والدقة والموضوعية والحيادية.
الالتزام بالمعايير والمنهجية العلمية الدولية في بناء قواعد البيانات والتحليل الكمي للمعلومات.
تحديد النطاق الزماني والمكاني والاصطلاحات ومعايير تصنيف وإدراج الوقائع لكل تقرير على حدة في المنهجية الخاصة به.
في الملفات ذات السياق السياسي، قد يتم تطعيم الملفات بعديد من التفاصيل القانونية والإجرائية الشاملة، وتكون المعلومات المدمجة عن أشخاص مقبوض عليهم أو ملاحقين معروضين حسب طبيعة الملف محل الرصد والأرشفة (تشمل ظروف الاستيقاف والقبض والاحتجاز والإتهام والحكم والوضع القانوني)، حيث أن مصادر تلك المعلومات القانونية والإجرائية هي قاعدة بيانات داخلية لدفتر أحوال، وهي مُكونة من عشرات الآلاف من الروابط، لا يمكن دمجها ونشرها جميعاً نظراً لتعقيدات إجراءات الاستيقاف والقبض والاحتجاز والملاحقة والمحاكمة وضخامة تفاصيلها، و”للجميع” في حالة طلب استيضاح أية معلومة أو التحقق منها يمكن التراسل عبر المنافذ الإعلامية الرسمية وسيتم الرد والمتابعة في حينه.
هناك سياقان أساسيان لبناء قواعد البيانات:
رسم الميول والأنماط الداخلية بشكل تفصيلي لعناصر الوقائع، وقد لا يعبر بشكل كامل عن إجمالي الحالات على أرض الواقع وفق نفس المعايير المُحددة.
التعداد الإحصائي الإجمالي ورسم المؤشر العام للوقائع، وليس البناء التفصيلي لعناصرها – الذي يُعد هدفاً تراكمياً لاحقاً- نظراً لضخامة التفاصيل أو صعوبة التوصل إلى بيانات دقيقة بشأن كل واقعة.
مصادر المعلومات:
مصادر المعلومات التي تم الاستعانة بها في البناء المعلوماتي غالبيتها تكون “مصادر ثانوية”، وليس مصادر أولية.
تمت مراعاة الشفافية والدقة والالتزام الكامل بتحديد المنهجية وذكر المصادر لكل معلومة تفصيليا.
البيانات الوصفية أو الفوقية Metadata لكل واقعة هي أدق ما تم التوصل إليه من جميع المعلومات المُتاحة، ولكنها ليست بالضرورة كاملة الدقة، وهناك فرضيات واستنتاجات محدودة في نطاقات معينة حسب معايير منهجية وتحليل دقيق للبيانات، يمكن الاستفاضة فيها حال طلب ذلك.
هناك مساران منفصلان للاستعانة بالمصادر:
المسار الأول: المصادر الرئيسية لاعتماد الواقعة نفسها: هي المصادر التي يتم الاستعانة بها لإدراج حدوث واقعة في مكان وزمان معينين، تتغير أحيانا من تقرير لآخر، ولكن في غالبية الأحوال تكون معتمدة على مصادر لجهات رسمية (أمنية، قضائية، طبية، جهات حكومية) سواء بيانات رسمية دورية أو تصريحات رسمية أو وثائق رسمية أو أدلة مادية، وأحياناً يتم الاستناد لمصادر حقوقية أو مصادر صحفية مباشرة في سياقات ومعايير مُحددة يتم التنويه عنها في كل تقرير على حدة.
المسار الثاني: المصادر التكميلية من أجل البناء المعلوماتي لتفاصيل الواقعة: هي المصادر التي يتم الاستعانة بها لإكمال البناء المعلوماتي والتفصيلي للواقعة بعد اعتمادها في المسار الأول، وفيها تم استخدام مختلف المصادر سواء مصادر رسمية أو حقوقية أو صحفية أو شهادات أو مواد مرئية أو مختلف وسائل الإعلام الاجتماعي، بعد مراجعة تطابق العناصر الأساسية للواقعة المعتمدة وتقييم للمحتوى المعلوماتي الخام للمصدر.